Şirket Avukatlık Sözleşmesi: Hizmet Kapsamı, Ücret ve Dosya Devri

Kısa cevap: Şirket avukatlık sözleşmesi, “şirketin bütün hukuki işleri” gibi sınırı belirsiz bir ifadeden ibaret bırakılmamalıdır. Düzenli danışmanlık, sözleşme inceleme, kurul ve yönetim desteği, çalışan süreçleri, alacak takibi, dava ve icra dosyaları ayrı başlıklarla tanımlanmalı; aylık kapasite, talimat verecek kişiler, cevap önceliği, ücret, ek iş, masraf, fesih ve dosya devri açıkça düzenlenmelidir.

Sürekli hukuki danışmanlık ilişkisinin sağlıklı işlemesi, yalnız bir ücret kararlaştırılmasına değil; şirket ile avukat arasında ölçülebilir bir çalışma düzeni kurulmasına bağlıdır. Bu rehber, kanuni olarak sözleşmeli avukat bulundurma yükümlülüğünü değil, şirket ile avukat arasındaki hizmet sözleşmesinin kapsamını ele alır. Zorunluluğun hangi anonim şirketlerde doğduğu için anonim şirketlerde avukat bulundurma şartları başlıklı ayrı rehbere bakabilirsiniz.

Şirket Avukatlık Sözleşmesi Neden Ayrıntılı Hazırlanmalıdır?

Şirketlerin hukuki ihtiyacı sabit değildir. Bir ay ağırlıklı olarak tedarik ve satış sözleşmeleri incelenirken başka bir ay çalışan uyuşmazlıkları, genel kurul hazırlığı veya ticari alacak dosyaları öne çıkabilir. Sözleşme bu değişkenliği karşılayacak kadar esnek, ücret ve iş yükü bakımından öngörülebilir olacak kadar da belirli olmalıdır.

1136 sayılı Avukatlık Kanunu’nun 163. maddesi, avukatlık sözleşmesinin belli bir hukuki yardımı ve meblağı ya da değeri kapsamasını öngörür. Avukatlık Kanunu Yönetmeliği’nin 73/A maddesi de sürekli avukatlık hizmetlerinde yazılı sözleşme yapılmasını ve işin tanımı, ücret, ödeme şekli, süre, sona erme ve giderler gibi unsurların gösterilmesini düzenler. Bu nedenle “gereken her türlü hukuki hizmet” ifadesi tek başına yeterli bir kapsam haritası oluşturmaz.

Sözleşmede Bulunması Gereken Temel Bilgiler

Tarafların ticaret unvanı, vergi numarası, adresi, elektronik tebligat ve bildirim kanalları doğru yazılmalıdır. Şirket adına sözleşmeyi imzalayan kişinin temsil yetkisi, imza sirküleri ve gerekiyorsa yönetim organı kararıyla kontrol edilmelidir. Avukatın baro ve iletişim bilgileri de sözleşmede yer almalıdır.

Avukatlık Kanunu Yönetmeliği’nin 73/A maddesi uyarınca sürekli hizmet sözleşmesinde özellikle şu unsurlar bulunmalıdır:

• Tarafların kimlik, vergi ve adres bilgileri,
• Hukuki yardımın açık tanımı ve sınırları,
• Ücret ile ödeme zamanı ve yöntemi,
• Avukatlık Asgari Ücret Tarifesi değişikliklerinin ücrete etkisi,
• Sözleşmenin süresi ve sona erme koşulları,
• Vergi, harç ve diğer giderlerin kime ait olduğu ile avans düzeni,
• Tarafların bildirim adresleri.

Yönetmelik, sözleşmenin taraf sayısından bir fazla nüsha hazırlanmasını ve bir nüshanın baroya verilmesini de düzenler. Uygulama biçimi imza tarihinde bağlı olunan barodan doğrulanmalıdır.

Hizmet Kapsamı Nasıl Yazılmalıdır?

Kapsam, şirketin faaliyet alanı ve gerçek iş akışı esas alınarak modüllere ayrılabilir. Şirketler ve ticaret hukuku alanındaki genel hizmetler için şirketler ve ticaret hukuku hizmet sayfasını inceleyebilirsiniz. Sözleşmede ise genel hizmet tanımının ötesine geçilerek aşağıdaki başlıklar somutlaştırılmalıdır.

Günlük danışmanlık ve hukuki görüşler

Yazılı ve sözlü görüş taleplerinin hangi kanaldan iletileceği, kimlerin talimat verebileceği ve taleplerin aciliyet sınıfları belirtilmelidir. “Aynı gün cevap” gibi mutlak bir taahhüt yerine, talebin kapsamına göre ön inceleme ve tahmini teslim süresinin bildirilmesi daha işlevseldir. Cevap süresi, sonuç garantisi değildir; özellikle belge ve mevzuat incelemesi gereken konularda sağlıklı değerlendirme için yeterli süre tanınmalıdır.

Sözleşme hazırlama ve inceleme

Aylık pakete kaç sözleşme veya yaklaşık kaç sayfalık incelemenin dahil olduğu, yabancı dilde metinlerin ve yoğun müzakere süreçlerinin kapsamı açıkça yazılabilir. Standart satış, tedarik, hizmet ve gizlilik sözleşmeleri ile yatırım, birleşme-devralma veya karmaşık lisans işlemleri aynı iş yüküne sahip değildir. Proje niteliğindeki işlemler için ayrı teklif mekanizması kurulması uyuşmazlık riskini azaltır.

Şirket organları ve kurumsal işleyiş

Yönetim kurulu veya müdürler kurulu kararları, genel kurul hazırlığı, çağrı, gündem, tutanak, ticaret sicili başvuruları ve iç yönerge çalışmaları kapsamda ayrı ayrı gösterilmelidir. Toplantıya fiziksel katılım, şehir dışı seyahat ve noter işlemleri de hizmetten ve giderden bağımsız olarak tanımlanmalıdır.

İş hukuku, alacak ve uyum desteği

İş sözleşmesi, ihtar, savunma ve fesih evrakı hazırlanması; müşteri ve tedarikçi alacaklarına ilişkin ihtar süreçleri; faaliyet alanına özgü düzenleyici kontroller sözleşmeye dahil edilebilir. Ancak her uzmanlık alanının, her idari incelemenin ve her yargılamanın aylık danışmanlık ücretine kendiliğinden dahil olduğu varsayılmamalıdır.

Aylık Danışmanlık Ücretine Dava ve İcra Takibi Dahil midir?

Bu sorunun cevabı sözleşmenin açık metnine bağlıdır. Avukatlık Kanunu’nun 173. maddesine göre, sözleşmede aksine hüküm yoksa kararlaştırılan ücret yalnız avukatın üstlendiği işi kapsar; karşılık dava, bağlantılı dava ve icra takibi ile diğer hukuki yardımlar ayrı ücrete tabidir. Bu nedenle dava ve icra işleri için sessiz kalmak yerine üçlü bir kapsam tablosu oluşturmak yararlıdır.

Dava kapsamında dilekçeler, duruşmalar, istinaf ve temyiz aşamaları ayrı ayrı tanımlanmalıdır. Bir ilk derece davası için kararlaştırılan ücretin kanun yolu aşamalarını otomatik olarak kapsadığı varsayılmamalıdır. Aynı şekilde icra takibinde haciz, satış, istihkak veya şikâyet gibi yan uyuşmazlıkların kapsamı ayrıca belirtilmelidir.

Ek İş ve Kapasite Sınırı Nasıl Belirlenir?

Aylık ücretin karşılığında sınırsız iş üstlenildiği izlenimi, hem hizmet kalitesini hem de bütçe öngörüsünü bozar. Sözleşmede aylık çalışma saati, sözleşme adedi, toplantı sayısı veya talep hacmi gibi ölçütlerden biri kullanılabilir. Bu sınır aşıldığında uygulanacak saatlik, proje bazlı ya da dosya bazlı ek ücret önceden belirlenebilir.

Ek iş başlamadan önce kısa bir yazılı onay süreci kurulmalıdır. İşin tanımı, tahmini süre, ücret, masraf ve sorumlu kişi e-posta veya sözleşmede belirlenen güvenli sistem üzerinden onaylanabilir. Acil işlerde sonradan belgelendirilecek geçici onay yöntemi ayrıca yazılabilir.

Ücret ve Avukatlık Asgari Ücret Tarifesi

Avukatlık Kanunu’nun 164. maddesi uyarınca avukatlık ücreti, hukuki yardımın karşılığıdır ve Avukatlık Asgari Ücret Tarifesi altında kararlaştırılamaz. Sözleşme imzalanırken yürürlükte bulunan tarife kontrol edilmeli; yeni tarife yürürlüğe girdiğinde ücretin nasıl uyarlanacağı açıkça düzenlenmelidir. Sabit aylık ücretin hangi tarihte ve hangi yöntemle ödeneceği, gecikmenin iş akışına etkisi ve faturalama düzeni de belirtilmelidir.

Mahkemece karşı tarafa yükletilen vekâlet ücreti ile şirketin kendi avukatına ödeyeceği sözleşmesel ücret aynı kalem değildir. Kanunun 164. maddesi uyarınca karşı tarafa yükletilen vekâlet ücreti avukata aittir. Bu hususun sözleşmede açıklanması, tahsilat sonrasında doğabilecek hesap uyuşmazlıklarını önler.

Masraf, Harç ve Avans Hükümleri

Dava harcı, tebligat, bilirkişi, keşif, noter, tercüme, kargo, seyahat ve benzeri giderler hizmet ücretinden ayrılmalıdır. Avukatlık Kanunu’nun 173. maddesine göre, sözleşmede başka türlü kararlaştırılmadıkça işin yapılması için gerekli vergi, resim, harç ve giderler iş sahibinin sorumluluğundadır; yolculuk giderleri de ayrıca karşılanır.

Sözleşmede bir avans hesabı, harcama onay limiti ve belge teslim periyodu bulunabilir. Örneğin belirli tutarın üzerindeki olağan dışı giderler için önceden yazılı onay, zorunlu süreli işlemlerde ise derhal bildirim kuralı benimsenebilir. Avansın zamanında yatırılmamasının hangi işlerin başlatılmasını veya sürdürülmesini etkileyebileceği açıkça yazılmalıdır.

Talimat ve Yetki Matrisi Kurulmalı mı?

Evet. Şirket içinde herkesin avukata bağlayıcı talimat vermesi hem gizlilik hem de yetki sorunu yaratır. Sözleşmeye veya ekine bir yetki matrisi konulabilir:

• Günlük bilgi ve belge iletebilecek çalışanlar,
• Dava açılması veya icra takibi başlatılmasını onaylayacak yönetici,
• Sulh, feragat, kabul ve ibra gibi kritik işlemler için yetkili organ veya kişi,
• Kanun yolu başvurusu ve süreli işlemlerde acil karar zinciri,
• Masraf onayı ve ödeme yapacak finans sorumlusu.

Vekâletnamede özel yetki gerektiren işlemler ayrıca kontrol edilmelidir. Hizmet sözleşmesindeki iç onay mekanizması, kanunun veya vekâletnamenin aradığı yetkinin yerine geçmez.

Gizlilik, Veri Güvenliği ve Menfaat Çatışması

Avukatlık Kanunu’nun 36. maddesi avukatların görevleri dolayısıyla öğrendikleri hususları açıklamasını yasaklar. Şirket sözleşmesinde bu mesleki yükümlülüğe ek olarak belge paylaşım kanalları, erişim yetkileri, kişisel veri içeren dosyaların iletimi, yedekleme, fiziksel arşiv ve olay bildirimi düzenlenebilir.

Hizmet alan tarafın kim olduğu açıkça belirlenmelidir. Şirketin avukatı, sırf bu sıfat nedeniyle şirket ortaklarının, yöneticilerinin, çalışanlarının veya grup şirketlerinin de kişisel avukatı sayılmaz. İştiraklere veya yöneticilere verilecek hizmetler ayrı kapsama alınmalı; menfaat çatışması ihtimalinde izlenecek yöntem önceden kararlaştırılmalıdır.

Süre, Yenileme ve Fesih Hükümleri

Sözleşmenin başlangıç tarihi, belirli veya belirsiz süreli olup olmadığı, yenileme yöntemi ve bildirim süresi açıkça yazılmalıdır. Sona erme halinde hak edilmiş ücret, devam eden masraflar, kullanılmamış avans, henüz tamamlanmamış işler ve yaklaşan süreler için hesaplaşma yöntemi belirlenmelidir.

Fesih hükmü, avukatın devam eden dosyalardaki mesleki sorumlulukları ve şirketin yeni vekil atama gereğini ortadan kaldırmaz. Avukatlık Kanunu’nun 41. maddesi, çekilen avukatın vekâlet görevinin durumu bildirmesinden itibaren on beş gün devam edeceğini düzenler. Bununla birlikte, somut dosyada süre ve temsil durumu ayrıca kontrol edilmeli; devir son güne bırakılmamalıdır.

Dosya Devri Nasıl Yapılmalıdır?

Dosya devri yalnız klasörlerin teslimi değildir. Şirketin hak kaybı yaşamaması için her aktif iş bakımından durum, süre ve belge envanteri oluşturulmalıdır. Devir protokolünde aşağıdaki alanların bulunması yararlıdır:

• Dosya veya iş adı, mahkeme/icra dairesi ve esas numarası,
• Taraflar, konu ve şirket içindeki sorumlu kişi,
• Son yapılan işlem ve mevcut aşama,
• Bir sonraki kesin süre, duruşma veya toplantı tarihi,
• Sunulması gereken belge ve beklenen kurum cevabı,
• Asıl belgeler, elektronik dosyalar ve erişim yetkileri,
• Alınan avans, yapılan gider ve mali hesap durumu,
• Vekâletnamenin azli, istifası veya yeni vekile yetki belgesi süreci.

Elektronik belgeler güvenli bir kanal üzerinden, klasör yapısı ve dosya adları korunarak aktarılmalıdır. Asıl belgeler teslim tutanağıyla devredilmeli; teslim eden ve alan kişiler, tarih ve içerik listesi kayıt altına alınmalıdır. E-posta kutusu veya ortak sürücü erişimleri kapatılırken şirketin yasal saklama ihtiyaçları ve kişisel veriler dikkate alınmalıdır.

Avukatlık Kanunu’nun 39. maddesi avukata, kendisine bırakılan veya elde ettiği evrakı vekâletin sona ermesinden itibaren üç yıl saklama yükümlülüğü getirir; evrakı almaya yazılı olarak bildirilen kişi bakımından yükümlülük, bildirimin ardından üç ayın sonunda sona erer. Aynı maddede ücret ve giderler ödenmedikçe avukatın elindeki evrakı geri vermekle yükümlü olmadığı da düzenlenmiştir. Bu nedenle fesih sırasında ücret, masraf ve belge devri birlikte planlanmalıdır.

İmzadan Önce Son Kontrol Listesi

1. Taraflar ve temsil yetkileri güncel belgelerle doğrulandı mı?
2. Dahil işler, kota ve ek işler ölçülebilir biçimde ayrıldı mı?
3. Dava, icra, arabuluculuk ve kanun yolu aşamaları açık mı?
4. Talimat, sulh ve masraf onayı verecek kişiler belirlendi mi?
5. Ücret, tarife uyarlaması, vergi, gider ve avans düzeni yazıldı mı?
6. Gizlilik, güvenli iletişim ve grup şirketleri kapsamı net mi?
7. Süre, yenileme, fesih ve bildirim yöntemi belirlendi mi?
8. Dosya envanteri ve devir protokolü sözleşmeye eklendi mi?

Hazır bir metin, şirketin iş hacmi, faaliyet alanı ve karar yapısı incelenmeden imzalanmamalıdır. Özellikle grup şirketleri, yüksek sözleşme hacmi, çok sayıda çalışan veya düzenleyici kurum denetimi bulunan işletmelerde kapsam ve ücret modeli şirkete özgü kurulmalıdır.

Resmî Hukuki Kaynaklar

• 1136 sayılı Avukatlık Kanunu (özellikle m. 36, 39, 41, 163, 164, 171, 173 ve 174)
• Avukatlık Kanunu Yönetmeliği (özellikle m. 73/A ve 73/B)

Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır. Her şirketin faaliyet alanı, iş hacmi, temsil yapısı ve mevcut dosyaları farklı olduğundan, sözleşme hükümleri somut ihtiyaca göre değerlendirilmelidir.